校友总会部门职责及规章制度
发布日期: 2007-06-28     访问次数: 891

 

校友总会综合部职责 

1、负责校友总会网站的维护、校友数据库管理及更新。
2、做好《校友通讯》的组稿、送审、编辑、分发工作。
3、收集、整理校友工作信息和校友活动信息。做好电子版《校友总会简报》的编辑和发送。
4、参与校友和校友总会重要活动的策划、宣传和接待工作。
6、完成校友来电、来信、来访的接待工作。
7、完成校友工作、校友活动的档案资料的收集、分类、立卷和归档工作。
8、校友总会社团组织年度年检工作。
10、其他内务工作。

 
 

校友总会联络部职责

1、积极联络海内外校友,收集校友信息。
2、与各地校友会、各院系的校友分会保持常态联系(邮件、QQ、贺信、贺卡、唁电)。
3、热情接待来校访问校友及走访各地校友。负责征询校友对学校工作的意见和建议,收集校友单位对我校毕业生需求及质量评价等方面的信息。
4、负责与校内各部门协调合作工作。
5、协助校友捐助及资金的使用。
6、其他联络工作。
 
 
 

东南大学校友联系走访制度

    为密切母校与校友之间的联系,加强母校与校友以及校友所在单位的全面合作,促进学校和校友事业的发展,特制定本制度。
    一、走访校友的范围:确立工作业绩突出、具有一定社会影响力、联系广泛且有一定代表性的校友,纳入校友信息动态管理,定期联系走访,发挥其以点带面、辐射周边的作用。
    二、走访校友的内容:定期了解校友的工作生活情况,宣传校友的创业风采和工作实绩;介绍母校建设与发展情况,采集校友对母校建设与发展的意见和建议;提供母校和校友在教育培训、科技开发、成果转让、学术交流、就业需求等方面的信息与中介服务。
    三、走访校友的形式:每年有计划地分期分批走访校友和校友所在单位;在校友职务升迁或取得重大业绩时,以电话、贺电、贺卡、送鲜花等形式表示祝贺;定期或不定期地召开一定范围内的联谊会或座谈会;定期寄送《东南大学报》《校友通讯》等有关资料;设立校友信箱,通过网络与校友保持经常性的联系。
    四、走访校友的组织管理:建立与各二级学院联系通报制度,及时沟通校友的有关信息,由校友总会牵头分析信息、安排计划、组织协调走访工作。
 
 

东南大学校友会印章使用管理制度

1、东南大学校友会印章包括公章、法定代表人个人名章(以下简称法人章)。
2、公章由校友会指定人员保管,建立用章登记表,由用章人签字,秘书长批准后使用。
3、法人章由校办保管。
4、印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核对,无误后方可盖章,不许对空白凭证盖章。
5、严格按规定存放印章,精心保存,保证印章的绝对安全和正常使用,一旦发现损坏或丢失,要及时报告,及时处理。
6、印章原则上不许带出校友会,却因工作需要将印章带出使用的,应经秘书长批准后按要求使用。
 
 
 
东南大学校友总会档案管理制度
 
    为了加强校友会的档案管理,实现档案管理的规范化、制度化、更好地为校友会的各项工作服务,结合校友会的实际情况,特制定本制度。
    1、校友会设专人负责管理档案(光盘、录影带、图片、文字资料),并按类归档、装订和提交校档案馆。
    2、档案管理人员应确保归档文件材料完整、准确、系统。
    3、校友会各部门在借阅档案时,填写档案借阅登记表,并及时归还,最长借阅时间不得超过5天,归还的档案要进行检查、清点,并在登记簿上注销。
    4、借阅档案的校友,不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出,如果有特殊情况需要转借或携带档案外出时,须经秘书长批准。
    5、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印,如工作需要,应按校友会有关保密规定办理。

 

(校友总会)